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从零开始 构建出理想的校园IT蓝图
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来源： eNet硅谷动力 2009-10-9 11:44:00 |
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2006年9月，美国加州大学（University of California）Merced分校与875名新生，一起迎接该校成立后的开学，而下一次开学时，该校计划要招募25,000名学生。从零开始，建立一所符合现代潮流的研究型大学，并不是一件简单的事情，不但要有设施完善的教学大楼、聘请优良师资、妥善规划教学课程、招收适合的科系学生外，还必须一一规划所有校内的行政单位、制订该校校规与行政制度、流程，然后将行政人员安排在适当的职务上。而CIO则是肩负建置校内所有IT规划与通信技术…等相关设施的重责大任，笔者很荣幸担任该校的CIO，执行这项充满挑战与令人兴奋的任务。
该校设立之初，加州大学正面临着预算严重不足与资源缺乏的窘境。当笔者加入Merced分校的筹备处之际，该校仅有10名IT规划与架构人员，而其中大多数是负责执行桌面计算机的架设，以及其他相关的IT设备联机处理。在IT人员无法大举扩充的状况下，我们得规划出能够同步监控与管理5个校区以及学生宿舍中的语音系统、数据处理、视频网络架构；设计开发日常行政运作所需的电子化流程及门户（包含数据文件目录管理、电子邮件收发、行政与教学E化日期排程、档案文件管理，以及校园信息入口网站规划）；部署协助教学作业的管理应用系统（尤其是处理选课、注册、缴费、分级、成绩单管理，以及助学贷款等重要功能的学生信息系统）。我们也负责监督各教室内视频设备的安装、部署教学用的计算机教室，而且我们还得规划信息单位，专职负责维护与支持上述所有设备的维修与运作。
筹备处成立之初，并没有明确的组织架构，因此在目标的定义、策略的发展，以及项目需求处理的先后次序…等都是问题重重。
当我初次到任接CIO这个职务时，我被赋予的第一个任务就是要提出“学校IT建设方针”的初步草案，以及未来这些建设规划的主轴与核心价值。然而，理想与现实总有相当的差距。
我个人深信，通过任务核心宗旨的引导，可形成后续一连串的策略规划，进而找出科学化的处理与解决办法。因此，我到任后的首要挑战，就是要以之前的决议为基础，建立IT新的任务宗旨及策略。我很快就发现，学校的资源根本不足以满足每个人的需要，人力资源不足的情形更是严重。总之，当初所规划，要给1,000名学生使用的资源就已经严重不足了，我们还得利用相同的资源，建置出能够让25,000名学生使用的校内IT架构。现在唯一有的优势，就是来自其他加州大学姐妹校的盛情协助，举例来说，加州大学洛杉矶分校（UCLA）就一直代替我们运作财务与薪资系统。
除此之外，我也开始着手发展自己的计划：专属于加州大学Merced分校的用户系统。换句话说，由使用者的角度，而不是管理者的角度建构校内的专属服务，让学生、讲师，以及职员们，可以凭借着直觉，自然而然地使用这些系统。这套系统会以身分识别管理系统为核心，以减少在不同系统之间登绿切换的问题。身分识别管理系统所管控的对象，可能同时包含科系申请人、学生、讲师、职员、校友、或是其他社团组织等。举例来说，一个学生毕业后，身分会转换为“校友”，但他也可能同时兼具“助教”的身分。因此我们就必须创造一个标准、开放、弹性、可以扩充延伸，凌驾所有个别系统之上，并且可清晰定义的系统架构。 |
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